přesný obsah a znění přijatýchzpráv, od koho a jakým způsobem byly zprávy přijaty, kdo je přijal a přesné datum a čas přijetí zprávy,
přesný obsah a znění odeslanýchzpráv, kdo je poslal, komu a jakým způsobem byly odeslány a přesné datum a čas odeslání zprávy,
přesný popis příkazů, provedených opatření, dalších poznatků a záznamů, umístění záznamů na přenosných mediích (CD, flashdisk, kopie dokumentů apod.),
výsledky povodňových prohlídek,
podpis pověřené osoby, která provedla záznam, přijetí nebo odeslání zprávy.
Způsob zaznamenávání zpráv
Telefonické zprávy se kromě zápisu do povodňové knihy mohou také nahrát na diktafon a později přepsat do povodňové knihy. Zápis musí obsahovat všechny náležitosti předchozího bodu (Záznamy v povodňové knize),
zprávám na CD, DVD, flash discích, paměťových kartách apod. a v tištěné formě, např. fax (z faxových zpráv se musí provést kopie), fotografie, mapy, kopie novinových článků apod. se přidělí evidenční číslo a další náležitosti předchozího bodu (Záznamy v povodňové knize). Zpráva se následně uloží do desek pro ukládání dokumentů.
Zákres do pracovní mapy Povodňové komise
V pracovní mapě by měl být uveden (zakreslen) průběh povodňové situace a s ní provedená opatření, včetně časových os a výjimečných situací (např. destrukce mostu, zřícení části silnice, ...).
Označování nejvýše dosažené hladiny vody
Pověřená osoba města dočasně označí místo a provede fotodokumentaci nejvýše dosažené hladiny vody, aby mohlo posléze dojít k řádnému označení místa normovou vodní značkou (ČSN 75 2911) nadřízeným povodňovým orgánem nebo správcem povodí.
Foto a video dokumentace a s tím spojený terénní průzkum
V průběhu celé povodně je nutné, aby pověřený člen povodňové komise (případně více členů, podle rozsahu povodně) prováděl objektivní foto a video dokumentaci zasaženého území. Nejdůležitější je zdokumentování situace po jednotlivých kulminačních vlnách, kvůli objektivnímu zachycení způsobených škod po povodni a pro následné zpracování souhrnné Zprávy o povodni.
Souhrnná zpráva z povodně
Z každé povodně, při které byla vyhlášena povodňová aktivita, došlo k povodňovým škodám nebo byly prováděny povodňové zabezpečovací a záchranné práce se zpracovává souhrnná Zpráva o povodni. Povodňová komise ORP provádí vyhodnocení povodně, které obsahuje všechna důležitá data o povodni, především rozbor příčin a průběhu povodně, začátky a konce jednotlivých akcí, které povodňová komise ORP organizovala, popis a posouzení účinnosti provedených opatření, souhrnný odborný odhad výše povodňových škod, seznamy evakuovaných osob, zákres zaplaveného území v mapě, fotografie povodně a návrh opatření na odstranění následků povodně. Zpráva se zpracovává do 3 měsíců po ukončení povodně.
