Evidenční a dokumentační práce

Záznamy v povodňové knize

  • Evidenční číslo,
  • přesný obsah a znění přijatýchzpráv, od koho a jakým způsobem byly zprávy přijaty, kdo je přijal a přesné datum a čas přijetí zprávy,
  • přesný obsah a znění odeslanýchzpráv, kdo je poslal, komu a jakým způsobem byly odeslány a přesné datum a čas odeslání zprávy,
  • přesný popis příkazů, provedených opatření, dalších poznatků a záznamů, umístění záznamů na přenosných mediích (CD, flashdisk, kopie dokumentů apod.),
  • výsledky povodňových prohlídek,
  • podpis pověřené osoby, která provedla záznam, přijetí nebo odeslání zprávy.

Způsob zaznamenávání zpráv

  • Telefonické zprávy se kromě zápisu do povodňové knihy mohou také nahrát na diktafon a později přepsat do povodňové knihy. Zápis musí obsahovat všechny náležitosti předchozího bodu (Záznamy v povodňové knize),
  • zprávám na CD, DVD, flash discích, paměťových kartách apod. a v tištěné formě, např. fax (z faxových zpráv se musí provést kopie), fotografie, mapy, kopie novinových článků apod. se přidělí evidenční číslo a další náležitosti předchozího bodu (Záznamy v povodňové knize). Zpráva se následně uloží do desek pro ukládání dokumentů.

Zákres do pracovní mapy Povodňové komise

  • V pracovní mapě by měl být uveden (zakreslen) průběh povodňové situace a s ní provedená opatření, včetně časových os a výjimečných situací (např. destrukce mostu, zřícení části silnice, ...).

Označování nejvýše dosažené hladiny vody

  • Pověřená osoba města dočasně označí místo a provede fotodokumentaci nejvýše dosažené hladiny vody, aby mohlo posléze dojít k řádnému označení místa normovou vodní značkou (ČSN 75 2911) nadřízeným povodňovým orgánem nebo správcem povodí.

Foto a video dokumentace a s tím spojený terénní průzkum

  • V průběhu celé povodně je nutné, aby pověřený člen povodňové komise (případně více členů, podle rozsahu povodně) prováděl objektivní foto a video dokumentaci zasaženého území. Nejdůležitější je zdokumentování situace po jednotlivých kulminačních vlnách, kvůli objektivnímu zachycení způsobených škod po povodni a pro následné zpracování souhrnné Zprávy o povodni.

Souhrnná zpráva z povodně

  • Z každé povodně, při které byla vyhlášena povodňová aktivita, došlo k povodňovým škodám nebo byly prováděny povodňové zabezpečovací a záchranné práce se zpracovává souhrnná Zpráva o povodni. Povodňová komise ORP provádí vyhodnocení povodně, které obsahuje všechna důležitá data o povodni, především rozbor příčin a průběhu povodně, začátky a konce jednotlivých akcí, které povodňová komise ORP organizovala, popis a posouzení účinnosti provedených opatření, souhrnný odborný odhad výše povodňových škod, seznamy evakuovaných osob, zákres zaplaveného území v mapě, fotografie povodně a návrh opatření na odstranění následků povodně. Zpráva se zpracovává do 3 měsíců po ukončení povodně.